Wyjaśnienie zasad, na jakich Małopolska Okręgowa Izba Inżynierów Budownictwa może współorganizować konferencje, obejmować je patronatem honorowym oraz dofinansowywać ich koszty.

MOIIB może organizować konferencje naukowo-techniczne samodzielnie, współorganizować je razem z innym podmiotem albo objąć wydarzenie patronatem honorowym (branżowym) — bez angażowania się organizacyjnie.

Partnerem do współpracy może być stowarzyszenie naukowo-techniczne, terenowa jednostka Federacji Stowarzyszeń Naukowo-Technicznych NOT, wyższa uczelnia, inny samorząd zawodowy, izba gospodarcza lub dowolny inny podmiot organizujący wydarzenie branżowe.

W zależności od formy współpracy Izba może pokryć koszty organizacji i uczestnictwa w całości albo w części — szczegóły tego, ile i na jakich warunkach, opisują dalsze punkty.

Organizator wydarzenia sam występuje z wnioskiem. Zanim trafi on pod obrady Okręgowej Rady, musi go zaopiniować Zespół Problemowy ds. Ustawicznego Doskonalenia Zawodowego (ZP ds. UDZ) — to on ocenia, czy wydarzenie warto wesprzeć.

1. Organizator składa wniosek na przewidzianym do tego formularzu, najpóźniej 2 miesiące przed planowanym terminem konferencji.
2. ZP ds. UDZ wydaje opinięo tym, czy warto objąć wydarzenie współorganizacją lub patronatem honorowym.
3. Okręgowa Rada podejmuje decyzjęna podstawie wniosku i opinii zespołu.

Jeśli wniosek zostanie złożony w innej formie niż wymagany formularz, ZP ds. UDZ zwraca się do organizatora o uzupełnienie go we wskazanym terminie. Brak reakcji oznacza, że wniosek pozostaje bez rozpatrzenia.

Samo objęcie konferencji patronatem nie oznacza jeszcze dofinansowania. Żeby Izba mogła współfinansować wydarzenie, organizator musi spełnić trzy warunki formalne.

• Widoczność Izby. MOIIB występuje jako współorganizator, patron honorowy lub patron branżowy, a jej logo i informacja o tym pojawiają się w materiałach konferencyjnych — komunikatach, zeszytach konferencyjnych, artykułach prasowych, posterach itp.
• Sprawozdanie z wydarzenia. Po konferencji organizator składa sprawozdanie na formularzu przewidzianym w regulaminie.
• Osobny wniosek o dofinansowanie. Organizator dodatkowo składa wniosek o współfinansowanie i spełnia wymagania opisane w kolejnym punkcie.

Dofinansowanie dotyczy przede wszystkim materiałów konferencyjnych, które organizator wydał drukiem — na przykład zeszytu konferencyjnego czy artykułów w prasie branżowej.

Żeby je rozliczyć, trzeba dostarczyć do biura MOIIB:

• fakturę dokumentującą koszt druku wydawnictwa lub artykułów,
• 3 egzemplarze materiałów, referatów i wykładów w wersji papierowej,
• te same materiały w wersji elektronicznej — trafią one na stronę internetową MOIIB.

Jeśli referat lub wykład prezentowany na konferencji porusza temat, który ZP ds. UDZ uzna za istotny dla podnoszenia kwalifikacji zawodowych inżynierów, Izba może dofinansować koszt jego opracowania — niezależnie od dofinansowania samej konferencji.

Za przygotowanie referatu lub wykładu w formie prezentacji elektronicznej przysługuje kwota do 5 000,00 zł brutto. W zamian Izba zyskuje prawo do bezpłatnego udostępnienia go na swojej stronie internetowej.

Wysokość dofinansowania samej konferencji zależy od tego, jak duże jest wydarzenie.

O współfinansowaniu konferencji decyduje Rada MOIIB — ale dopiero wtedy, gdy organizator spełnił warunki z punktów opisanych wyżej (widoczność Izby, sprawozdanie, wniosek o dofinansowanie) i gdy ZP ds. UDZ wydał w tej sprawie pozytywną opinię.

O decyzji w sprawie współorganizacji, patronatu honorowego lub współfinansowania Izba informuje wnioskodawcę niezwłocznie po jej podjęciu.

Skróty użyte w tekście:

MOIIB - Małopolska Okręgowa Izba Inżynierów Budownictwa.

TJO FSNT NOT - Terenowa Jednostka Organizacyjna Federacji Stowarzyszeń Naukowo-Technicznych Naczelnej Organizacji Technicznej.

ZP ds. UDZ - Zespół Problemowy ds. Ustawicznego Doskonalenia Zawodowego — ciało doradcze, które opiniuje wnioski przed decyzją Rady.